Verein und Steuern

Rechnungsprüfer was nun ?

Nach dem Vereinsgesetz 2002 haben die Rechnungsprüfer (mindestens 2 Personen) innerhalb von 4 Monaten ab Erstellung der Einnahmen- und Ausgabenrechnung (spätestens 5 Monate nach Ende des Rechnungsjahres) die Rechnungsprüfung durchzuführen und über die Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung sowie die statutengemäße Verwendung der finanziellen Mittel einen Prüfungsbericht zu erstellen und über die Prüfung dem Leitungsorgan zu berichten. Wenn finanzielle Verpflichtungen bestehen, die weit über das Vereinsvermögen hinausgehen, haben sie im Prüfungsbericht die Bestandsgefährdung des Vereines aufzuzeigen. Ebenso ist über ungewöhnliche Einnahmen und Ausgaben zu berichtet, vor allem auf Insichgeschäfte ist besonders einzugehen. Die Mitgliederversammlung ist über die Prüfung zu informieren.

Da das Ziel der Prüfung die Entlastung des Vorstandes ist, ist die Unabhängigkeit der Rechnungsprüfer gegenüber dem Vorstand oberstes Gebot für diese Funktion! Das heißt die Prüfer dürfen nicht dem Vorstand angehören, und selbstverständlich auch nicht Dienstnehmer des Vereines sein. Sinnvollerweise sollten die Rechnungsprüfer über Grundkenntnisse des Vereinsrechtes, der Buchführung und des Steuerrechtes verfügen.

Der Umfang der Prüfung wird von den Rechnungsprüfern im Rahmen ihres pflichtgemäßen Ermessens bestimmt, wobei neben der Wirtschaftlichkeit der Prüfung die Vereinsgröße, die internen Kontrollmaßnahmen und die Wesentlichkeit zu berücksichtigen sind. Je besser die internen Kontrollmaßnahmen sind um so geringer kann die Prüfungsintensität sein. Zum Beispiel kann die Kontrolle, ob für jede Buchung ein Beleg vorhanden ist, auf einzelne Stichproben beschränkt werden. Treten aber bei den Stichproben eine erhebliche Anzahl von Fehlern auf, ist die ursprüngliche Stichprobenprüfung auf eine vollständige, lückenlose Prüfung auszudehnen. Im Rahmen der Wirtschaftlichkeit einer Prüfung sind Doppelprüfungen zu vermeiden. Wurde die widmungsgemäße Verwendung von z.B. öffentlichen Mitteln bereits geprüft, kann dieser Bericht nach entsprechender Würdigung durch die Rechnungsprüfer in den Prüfbericht einbezogen werden.

Wie geht man nun vor?

Folgende Unterlagen sollten Sie sich vorlegen lassen:
Statuten, Mitgliederliste, Beschlüsse der Organe, langfristige Verträge, Jahresabschluss (Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, Vermögensbericht), Buchungsjournale, Konten, Belege, Saldenbestätigungen.

Nun werden folgende Tatsachen geprüft:
Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften für Buchführung und Jahresabschluss (Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung)
Einhaltung der statutenmäßigen Vorschriften (z.B. Bildung von Rücklagen)
Statutengemäße Verwendung der Mittel, Einhaltung der Budgetvorhaben
Prüfung ob Insichgeschäfte vorliegen und diese genehmigt wurden
Prüfung, ob die Salden der Aktiv- und Passivseite übereinstimmen
Prüfung der Konten, insbesondere, ob die Einnahmen und Ausgaben richtig zugeordnet wurden (ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb oder wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb)
Prüfung, ob jedem Geschäftsfall ein Beleg zugrunde liegt
Überprüfung der Bargeldgeschäfte und Barbelege (keine Buchung ohne Beleg)
Prüfung, ob die Mitgliedsverträge ordnungsgemäß eingegangen sind
Prüfung der Forderungen und Verbindlichkeiten
Prüfung des ordnungsgemäßen Jahresabschlusses
Überprüfung des Vereinsvermögens (Bankguthaben, Bankverbindlichkeiten, Bargeld, Forderungen, Verbindlichkeiten, Anlagevermögen)
Prüfung, ob steuerliche Vorschriften eingehalten wurden
Prüfung, ob die Ausgaben mit den Satzungsvorschriften übereinstimmen und nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit getätigt wurden
Prüfung der Finanzlage des Vereins allgemein, auch im Hinblick auf die Zahlungsfähigkeit in der Zukunft (Bestandsgefährdung)

Über die Prüfung und deren Ergebnis verfassen die Rechnungsprüfer einen Bericht, den sie dem Leitungsorgan und einem allenfalls bestehenden Aufsichtsorgan vorlegen. Die Information der Mitglieder erfolgt durch das Leitungsorgan. Verstößt das Leitungsorgan beharrlich und auf schwerwiegende Weise gegen die ihm obliegenden Rechnungslegungspflichten, haben die Rechnungsprüfer die Einberufung einer Mitgliederversammlung zu verlangen bzw. können diese selbst einberufen.

Über Vereinsinterna, die den Prüfern im Laufe ihrer Tätigkeit bekannt werden, ist absolutes Stillschweigen zu bewahren. Verstöße gegen die Verschwiegenheitspflicht können mit Freiheitsstrafe beahndet werden. Darüber hinaus haftet der Rechnungsprüfer dem Verein für den aus der Nichteinhaltung seiner Pflichten entstandenen Schaden. Bei der Beurteilung des Sorgfaltsmaßstabes (Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Organwalters) ist die Unentgeltlichkeit der Tätigkeit zu berücksichtigen.